DIRECTIVA Nº001-2007/D.ADM/ISPA

DIRECTIVA Nº 001-2007/D.ADM/ISPA

"AÑO DEL DEBER CIUDADANO"

DIRECTIVA Nº 001-2007/D.ADM/ISPA

PARA EL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS Y/O BOLSA DE VIAJE Y RENDICIÓN DE CUENTAS POR COMISIÓN DE SERVICIOS DEL INSTITUTO SUPERIOR PEDAGÓGICO "AREQUIPA" (ISPA)

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos técnicos necesarios para la autorización y otorgamiento de los viajes en Comisión de Servicios y su correspondiente asignación por concepto de Viáticos y/o Bolsa de Viaje por concepto de alimentación, alojamiento, movilidad local y pasajes a servidores del ISPA; respondiendo a criterios de racionalidad y necesidades institucionales, en concordancia con los lineamientos de política institucional de Racionalidad en el Gasto Público, normas y directivas aprobadas por la superioridad.
Establecer los criterios y procedimientos administrativos para la correcta y adecuada presentación de la Rendición de Cuentas por concepto del pago de Viáticos y/o Bolsa de Viaje.

II. FINALIDAD

Establecer normas de carácter técnico y operativos aplicables al ISPA orientadas a una correcta aplicación de la asignación presupuestal para gastos de pasajes, Viáticos y/o Bolsa de Viajes a servidores por comisión de servicios oficiales dentro y fuera del departamento de Arequipa, sean en función de la necesidad real y además responda a criterios de objetividad, funcionalidad, uniformidad y racionalidad.

III. ALCANCE

as normas contenidas en la presente Directiva son de aplicación y cumplimiento obligatorio por todos los servidores integrantes del ISPA.

IV. BASE LEGAL

Decreto Ley Nº 25762, Orgánica del Ministerio de Educación, modificado por la Ley N º 26510.
Ley Nro. 27867, Ley Orgánica de Gobierno Regionales y su modificatoria Ley Nro. 27902.
Ley Nro. 28175, Ley Marco del Empleo Público.
Ley Nro. 28411, General del Sistema Nacional de Presupuesto.
Ley Nro. 28425, Racionalización de los Gatos Públicos.
Ley Nro. 28927, Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2007.
Decreto Legislativo Nro. 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento Decreto Supremo Nro. 005-90-PCM.
Decreto Supremo Nro. 022-2007-TR, que reajusta la remuneración Mínima Vital.
Decreto Supremo Nro. 017-2007-EF/77.15. Modifican la Directiva e Tesorería No. 001-2007-EF/77.14, aprobada por R.D. Nro. 002-2007-EF/77.15.
Decreto Supremo Nro. 181-86-EF que establece una Escala de Viáticos para Funcionarios y Servidores del Sector Público.
Resolución Directoral No. 013-92-INAP/DNP, que aprueba el Manual Normativo de Personal Nro. 002-92-DNP.
Resolución Directoral No. 003-2007-EF.01, aprueba la Directiva Nro. 001-2007-EF de Tesorería para el año Fiscal 2007.
Ordenanza Regional No. 013-2006-GRA/CR-AREQUIPA, que aprueba la Estructura y Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de Arequipa.
Resolución de Superintendencia Nro. 007-99-SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago. Nro. 060-2003/SUNAT y Nro. 229-2003/SUNAT.
Resolución Ejecutiva Regional Nro. 304-2007-GRA/PR que aprueba la Directiva Nro. 003-2007-GRA/PR-GGR-GRPPAT-SGPDI "Normas para el otorgamiento de Viáticos y Gastos de Viaje en Comisión de Servicios en el Gobierno Regional de Arequipa".
Directiva Nro. 045-2007-GRA/GRE-OAD-ABAST, "Normas Procedimientos y lineamientos para el otorgamiento de Viáticos y/ bolsa de viaje y rendición de cuentas por Comisión de Servicios de la Gerencia Regional de Educación Arequipa".

V. DISPOSICIONES GENERALES

El Director General del ISPA, para los viajes que realice en comisión de servicios oficiales, deberá previamente comunicar dicha necesidad mediante memorando emitido por su despacho, a fin de que la Dirección de Administración realice los trámites necesarios para la asignación de viáticos y/o bolsa de viaje respectivos.
La Autorización para jerárquicos, docentes y administrativos que laboran en el ISPA, estará a cargo de Administración. Dicha potestad será asignada mediante Resolución Directoral.
. La Autorización para los viajes en Comisión de Servicio deberá estar sujeta a la programación de actividades de la oficina solicitante y aprobada en el Presupuesto Anual 2007, debiendo cada jefatura priorizar los mismos con una anticipación de 05 (cinco) días hábiles.

VI. DE LOS VIÁTICOS Y/O BOLSA DE VIAJE

El viático y/o bolsa de viaje que se otorga al servidor del ISPA es para cubrir los gastos para desplazarse a un lugar distinto del ámbito de su jurisdicción. El Cálculo del viático y/o bolsa de viaje está determinado porcentualmente en función al Decreto Supremo No. 022-2007-TR. Que reajusta la remuneración mínima vital en S/. 550.00 nuevos soles mensuales, en concordancia con lo dispuesto en el Decreto Supremo N. 181-86-EF.
La asignación dispuesta corresponde a gastos de alimentación, hospedaje y movilidad local (hasta y desde el lugar de embarque, así como la movilidad donde ser realiza la Comisión de Servicio), en concordancia con la Resolución Directoral Nro. 010-2007-EF.
Así mismo se efectuará el pago por concepto de gastos de pasajes y tasa de embarque, debiendo presentar las Boletas de Venta y/o Facturas correspondientes, cuyos montos no deberán exceder el monto asignado para dicha comisión.

VII. DEL PROCEDIMIENTO DE LA SOLICITUD DE VIÁTICOS Y/OBOLSA DE VIAJE

El pago de viáticos y/o Bolsa de Viaje, únicamente podrá ser solicitado dentro del mes en que se lleve a cabo la Comisión de Servicios, en ningún caso procederá el pago de viáticos y/o Bolsa de Viaje por comisiones de servicios realizados en meses anteriores.
El trámite de Viáticos y/o Bolsa de Viaje será solicitado a la dirección Administración por el jefe de la oficina donde labora el servidor; indicando:
El motivo u objeto y duración del viaje.
Nombres y apellidos completos, cargo, DNI y condición laboral del servidor comisionado.
El Plan de Trabajo en original y copia, (señalando el día y la hora de inicio y término de la Comisión de Servicio); y el Cronograma diario de actividades.
Luego el expediente será derivado a la Administración , para la verificación de la documentación que se requiere para su tramitación. Así mismo verificará si el servidor está apto para solicitar pago de viáticos o bolsa de viaje; ello quiere decir que si el servidor tiene rendiciones de gastos pendientes por presentar, no podrá ser atendido en su requerimiento hasta la regularización de dicha documentación.
Su cumplimiento será controlado por la Oficina de Tesorería o la que haga sus veces, siendo a la vez responsable solidario de los fondos otorgados con el personal de caja, procediéndose a la retención de sus respectivas remuneraciones y/u honorarios, cuando el Comisionado no cumpla con efectuar la rendición de cuentas oportunamente.
Posterior a ello, el expediente será derivado a la Dirección de Administración, quien emitirá el Memorando de autorización de Comisión de Servicios a favor del servidor solicitante y lo derivará a la Oficina de Abastecimientos para la elaboración de la respectiva Planilla de Viáticos y/o Bolsa de Viaje, copia de la autorización de comisión de servicios oficiales será derivada a la oficina de control de personal para el Registro y Control de Asistencia.
La Oficina de Abastecimientos registrará la solicitud de Viaje y Gastos para lo cual efectuará el Compromiso de acuerdo a la disponibilidad Presupuestal; luego el expediente será remitido a la Oficina de Contabilidad para el compromiso y Devengado. Posteriormente el expediente será remitido a la Oficina de Tesorería - Caja para su giro correspondiente, queda una copia en la Oficina de Abastecimientos, Contabilidad y Tesorería.
El Comisionado con el documento de autorización solicitará a la Oficina de Abastecimientos antes de realizar la comisión de servicios, los formatos siguientes:
Formato 03 Rendición de Cuentas.
Formato 04 Constancia de Supervisión a Instituciones Educativas.
Formato 06 Constancia de Comisión de Servicios, y
Declaración Jurada de Gastos.
En el caso de las Comisiones de Servicios que tenga por objetivo desarrollar acciones de supervisión y control con objetivos comunes y que se requiera la participación de personal de varias oficinas, se coordinarán viajes conjuntos (equipos de trabajo), con fines de no duplicar gastos y optimizar el empleo de la capacidad operativa y uso de transporte.
El pago de viáticos y/o bolsa de viajes por Comisión de Servicios deberá ser por el término programado. La Comisión de servicio no excederá en ningún caso el máximo de treinta (30) días calendario por vez (artículo 83º del Decreto Supremo No. 005-90-PCM). La Comisión de Servicios que exceda de quince (15) días calendario, requiere de Resolución del Titular de la Entidad tomando en cuenta las previsiones Presupuestarias existentes en la entidad, previamente el trabajador deberá hacer entrega del cargo (numeral 3.7 de la Comisión de Servicios; Manual Normativo de Personal Nro. 002-92-DNP "Desplazamiento de Personal" aprobado por Resolución Nro. 113-92-INAP/DNP).
Cuando el servidor que tenga que efectuar una Comisión de Servicio fuera del ámbito urbano de la provincia de Arequipa, dentro del horario de trabajo o siendo su retorno después del mismo, no genera pago de viático; pero si la obligación de entidad de pagar el consumo de alimentación hasta un máximo de S/. 15.00 Nuevos Soles, para lo cual deberá presentar el comprobante de pago respectivo o una declaración jurada si se justifica. De no utilizar el transporte institucional, se le otorgará asignación para transporte.
Cuando el viaje en Comisión de Servicio no se realice, el jefe de la dependencia comunicará en forma oportuna a la Administración por escrito y bajo responsabilidad, el motivo y las razones justificadas de la anulación del mismo, a fin de proceder a anular el cheque respectivo y evitar la pérdida del monto comprometido dentro del mismo mes de solicitado. En caso de haber sido cobrado procederá a devolver a la oficina de Caja el importe del viático o bolsa de viaje otorgado, donde deberá extendérsele el respectivo recibo de ingreso, por ningún motivo se dejará dinero en custodia para ser utilizada en fecha posterior.

VIII. CÁLCULO DE LOS VIÁTICOS Y BOLSA DE VIAJE

Corresponde otorgar cien por ciento (100%) del viático diario y/o bolsa de viaje; pasajes y movilidad local; cuando el comisionado pernocte fuera del Área Urbana de la Provincia de Arequipa. Para el cálculo se tomará en cuenta la fecha y hora de la salida y llegada.
Los pasajes terrestres e impuestos CORPAC - TUUA (Tarifa Unificada de Uso de Aeropuertos) serán considerados en las respectivas planillas de viáticos y liquidados por la Oficina de Caja. En caso de existir contrato vigente con una Agencia de Viajes los Pasajes Aéreos deberán ser adquiridos a través del Área de Abastecimientos. La asignación para la tasa de embarque tanto para los terminales aéreos como terrestre será otorgada de acuerdo a las tarifas establecidas.
Queda terminantemente prohibido el pago de viáticos y/o bolsa de viaje por comisión de servicios, cuando estos sean financiados por entidades distintas a al Instituto.
Cuando el servidor Público en Comisión de Servicio tenga que desplazarse vía aérea o terrestre, se le otorgará por usa sola vez por concepto de movilidad al aeropuerto el importe de S/. 40.00 (Cuarenta con 00/100 Nuevos Soles); por movilidad local a otras Regiones el importe de S/. 20.00 (Veinte con 00/100Nuevos Soles) y al Interior de la Región el importe de S/. 10.00 (Diez con 00/100 Nuevos Soles).

IX. DE LOS PASAJES

El Director General del ISPA, es el único autorizado para viajar por vía aérea siendo la Oficina de Abastecimientos de la Institución , la encargada de adquirir los pasajes; los mismos que tendrán el mismo costo en condiciones normales.
Los Directivos, Jerárquicos, Docentes y Personal administrativo, viajaran por vía terrestre; para los casos ESPECIALES, cuando se requiera el desplazamiento URGENTE por vía aérea, éstos son autorizados por el Director General del ISPA.

X. DE LAS RENDICIONES DE CUENTA

El Numeral 68.3. Artículo 68º, de la Directiva Nro. 001-2007-EF de Tesorería para el Año Fiscal 2007 aprobada por Resolución Directoral Nro. 002-2006-EF; expresa que cuando la comisión de servicios se desarrolla en el interior del país, el plazo máximo para la rendición de cuenta de viáticos es de ocho (8) días calendarios al término de la Comisión de Servicios.
Deberá rendirse en original y en dos copias y se efectuará de acuerdo a los formatos Nº 03, 04 y 06, al expediente se adjuntará el Informe respectivo de las labores diarias, logros obtenidos y constancia de Comisión de Servicios. Así mismo se adjuntará los comprobantes de pago originales reconocidos por la SUNAT mediante Resolución Nº 007-99- SUNAT sobre el Reglamento de comprobantes de pago (Factura, Boleta de Venta, Tickets de máquina registradora, Boletos de Pasajes, Recibo por Honorarios, Tasa de embarque, etc.). La misma que deberán ser emitidos, indicando la Razón Social del Instituto Superior Pedagógico Público "Arequipa" RUC Nº 20190257216; sin contener enmendaduras ni borrones; detallándose el servicio o consumo realizado. El monto mínimo para la emisión de comprobantes de pago es de S/. 5.00 Nuevos Soles.
Formato Nro. 3 debidamente llenado, detallando en forma pormenorizada los gastos efectuados en la comisión de servicios (servicios y/o consumos efectuados); para lo cual deberá adjuntar los comprobantes de pago originales que sustenten; (Facturas, Boletas de Venta, recibos, tickets de máquinas registradoras, boletos de pasajes, tasa de embarque, etc.); las cuales deberán indicar la Razón del Instituto Superior de Formación Docente RUC Nº 20190257216 y no deberán contener enmendaduras ni borrones).
En caso de no efectuar la presentación de la rendición se procederá a la retención correspondiente a través de la Planilla Única de Pagos, aplicando los intereses correspondientes de acuerdo a la tasa de interés legal efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros.
El trámite para la presentación de la rendición será de la siguiente manera:
Primero la documentación sustentatoria será visada por el Jefe inmediato que solicitó el viático o bolsa de viaje respectiva.
Luego será derivado a la Oficina de Personal, donde deberá ser visado en señal de conformidad previa verificación de Control de Asistencia.
Posteriormente, será derivado a la oficina de Caja, para la verificación de la documentación sustentatoria, la misma que deberá ser revisada y derivada a la Administración.
Luego la Administración procederá a firmar la (s) Declaraciones Juradas que forman parte de la Rendición de Gastos y derivará el expediente a la Oficina de Contabilidad para su registro contable y posterior archivo.
Cuando no se haya obtenido comprobantes de pago se podrá rendir cuentas con Declaración Jurada hasta un máximo de S/. 345.00 Nuevos Soles (trescientos cuarenta y cinco nuevos soles) y sólo procederá en los lugares que se determinan en la presente Directiva.
El personal que sale en Comisión de Servicio y que haga usos de medios de transporte no pertenecientes al ISPA está obligado a presentar en la rendición de gastos, el comprobante de pasaje utilizado emitido por la empresa correspondiente, sea este de vía aérea o terrestre.
En caso de existir saldo de Viático y/o Bolsa de Viaje no utilizados, el comisionado procederá de forma inmediata dentro de las 24 horas a efectuar la devolución a la oficina de Caja, quienes extenderán el respectivo Recibo de Ingreso que a su vez adjuntado a su Rendición de Cuentas.

XI. DE LA DECLARACIÓN JURADA

La Declaración Jurada documento sustentatorio de gastos, procede únicamente para comisión de servicios oficiales dentro del territorio Nacional, cuando se trate de lugares donde no sea posible obtener facturas, boletas de venta u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT , tal como lo disponte el Artículo 71º de la Directiva de Tesorería para el año Fiscal 2007 mediante Resolución Directoral Nro. 002-2007-EF.

La Declaración Jurada no debe exceder de la décima parte de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), es decir de S/. 345.00 (Trescientos cuarenta y cinco Nuevos Soles).

Para comisiones realizadas en otros departamentos del País: No procederá en ningún caso la presentación de Declaración Jurada, será exigible la presentación de Boletas y/o Facturas por concepto de consumo de alimentos y servicios de hospedaje.
Para comisiones realizadas en provincias del departamento de Arequipa: Procederá la presentación de la Declaración Jurada por consumo de alimentos y servicio de hospedaje realizados en distritos de cada provincia, pero será exigible la presentación de Boletas y/o Facturas por consumos efectuados por comisiones de servicios realizados en la capital de la provincia.

XII. DE LAS SANCIONES

Los funcionarios o servidores que no cumplan con presentar el Informe sobre rendición de cuentas en el plazo establecido para la rendición (08 días), será afecto a las sanciones previstas en el Art. 155º del D.S. Nro. 005-90-PCM - Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa , según corresponda: amonestación verbal o escrita a cargo de la Dirección de Administración.

XIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA: La Oficina de Tesorería o la que haga sus veces en aplicación del control posterior podrá observar los documentos sustentatorios del gasto que no reúnan los requisitos exigidos de acuerdo a Ley, en cuyo caso el que presentó la rendición está obligado a subsanar las observaciones bajo responsabilidad, en el plazo máximo de cinco (5) días.

SEGUNDA: El personal contratado en cualquiera de sus modalidades se sujetará a lo dispuesto en la presente Directiva, siempre y cuando que en su contrato no esté considerado el pago de viáticos por los trabajos realizados.

TERCERA: En caso que la Comisión de Servicios no se realice en el lapso de 48 horas de recepcionado el cheque, el trabajador procederá a la devolución del mismo bajo responsabilidad, salvo situación debidamente justificada que amerite su postergación. La devolución del dinero previa notificación por la oficina competente está sujeta al pago de interés legal, según lo determine la Directiva de Tesorería para el Año Fiscal Vigente.

CUARTA: Cuando la Comisión de Servicios realizada sea mayor al tiempo programado, el que presente la rendición deberá hacer llegar un informe justificatorio a su jefe inmediato, quien procederá a su evaluación, según corresponda.

QUINTA: Cuando el personal tenga que asistir a eventos de capacitación de interés institucional, fuera del ámbito de la Institución y se encuentren debidamente autorizados por el Titular de la Entidad , de conformidad al numeral 2.8 del Manual Normativo No. 46 del INAP, tendrá derecho a los gastos de movilidad, pasajes y viáticos, según corresponda.

SEXTA: Si se trata de alumnos del Instituto, que tengan que asistir a eventos de formación propia de su carrera por expresa invitación de otros centros de estudios o por representación oficial; sus viáticos y/o movilidad, según sea el caso, serán autorizados por el Director General del Instituto, siendo requisito indispensable para el otorgamiento de dicho beneficio la disponibilidad presupuestal de la Institución.

SETIMA: Si se trata de terceras personas que prestan apoyo en el Instituto, sus viáticos serán autorizados por el Director General del Instituto, siendo requisito indispensable para el otorgamiento de dicho beneficio, la presentación por parte del Comisionado de una Declaración Jurada de la no percepción de pago de viáticos por parte de la Entidad a la cual pertenece.

OCTAVA: Cuando el personal docente efectué labores de supervisión de prácticas a los alumnos del Instituto, en el radio urbano de la ciudad, tendrán derecho al otorgamiento de pasajes por movilidad de acuerdo a los gastos efectuados para su traslado, previa presentación de la constancia de supervisión e informes correspondientes aprobados por el jefe inmediato y adecuándose estrictamente al gasto real realizado y a lo normado en el D.S. 023-2001-ED.

NOVENA: La Oficina de Administración, Tesorería y Abastecimientos deberán cautelar el otorgamiento y aplicación del pago de viáticos y/o bolsa de viaje y Rendición de cuentas por Comisión de Servicios, en estricto cumplimiento a las medidas de Austeridad y Racionalidad en el gasto Público que se establece mediante la Directiva interna de la Administración.

DÉCIMA: El incumplimiento a las normas establecidas en la presente Directiva, constituye falta de carácter disciplinario, sujeta a sanción administrativa correspondiente, dentro del marco del Decreto Legislativo No. 276 y su Reglamento Decreto Supremo No. 005-90- PCM, Ley 28044, D.S. 019-90-ED, D.S. 023-2001-ED y demás disposiciones complementarias vigentes.